Was ist Adressmanagement?
Adressmanagement umfasst alle Maßnahmen, um Adressdaten für den Mailing-Versand sauber, aktuell und zustellsicher zu halten. Dazu gehören die Prüfung auf formale Korrektheit, der Abgleich mit aktuellen Unzustellbarkeitslisten der Deutschen Post, die Bereinigung von Dubletten sowie die Vorbereitung für eine portooptimierte Einlieferung.
Schlechte Adressdaten sind einer der häufigsten Kostentreiber bei Mailingkampagnen. Rückläufer kosten nicht nur Porto, sondern auch Verarbeitungszeit. Unser Adressmanagement reduziert die Rückläuferquote deutlich und spart damit bares Geld.
Adressprüfung – Zustellsicherheit vor dem Versand
Bei der Adressprüfung gleichen wir Ihre Adressdaten mit aktuellen Referenzdaten ab. Dabei prüfen wir:
- Korrektheit der Postleitzahl in Kombination mit Ort und Straße
- Schreibweise von Straßennamen nach offizieller Postleitzahldatei
- Vollständigkeit der Adressfelder (Hausnummer, PLZ, Ort)
- Abgleich mit der Deutschen Post Unzustellbarkeitsdatei
Fehlerhafte Adressen werden markiert und können vor dem Versand bereinigt oder aus der Versandliste entfernt werden.
Dublettenabgleich – doppelte Sendungen vermeiden
Wenn dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen mehrfach in Ihrer Adressdatenbank erfasst ist, versenden Sie doppelt – und zahlen doppelt Porto. Unser Dubletten- abgleich erkennt identische und ähnliche Einträge (Tipp- und Schreibfehler, Namensabweichungen) und bereinigt Ihre Daten vor dem Versand.
- Exaktes Matching bei identischen Adressen
- Fuzzy-Matching bei ähnlichen Schreibweisen
- Haushaltsabgleich – mehrere Empfänger in gleicher Adresse
Portooptimierung durch saubere Adressen
Saubere Adressdaten sind Voraussetzung für eine effektive Portooptimierung. Nur korrekt formatierte und sortierte Adressen ermöglichen die Einlieferung als preisgünstige Dialogpost mit Leitregionssortierung. Fehlerhafte Einträge können dazu führen, dass Sendungen als teurer Standardbrief abgerechnet werden.
DSGVO-konformes Adressmanagement
Alle Adressdaten werden ausschließlich für den beauftragten Versand verwendet und nach Abschluss des Auftrags gelöscht oder zurückgegeben. Unsere Prozesse sind DSGVO-konform dokumentiert. Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.
Adressdaten aufbereiten – Formate und Übergabe
Wir verarbeiten Adressdaten in allen gängigen Formaten: Excel, CSV, TXT, XML sowie aus CRM-Systemen und Warenwirtschaftssystemen. Die aufbereiteten Daten erhalten Sie nach Wunsch in Ihrem bevorzugten Format zurück oder werden direkt in die Mailing-Produktion übergeben.
Adressmanagement für Unternehmen und Agenturen
Unser Adressmanagement ist sinnvoll für alle, die regelmäßig Mailings versenden: Unternehmen mit eigener Adressdatenbank, Agenturen, die für Kunden versenden, sowie Behörden und Organisationen mit umfangreichen Verteilerbeständen.
Weiterführende Leistungen: Mailing Service · Portooptimierung · Kuvertierservice · Dialogpost